Klantenkaart beheren

Natuurlijk wil je alles weten over je klanten. Hier vertellen wij waar je wat kan vinden.

Als je vanuit de klantenlijst op een klant klikt kom je in de ' klantenkaart' van 1 klant uit. Dit is wat je ziet:

Per tabblad gaan we je uitleggen wat je hier kan:

Klantgegevens
Afrekeningen
Recepturen
Behandelkaarten
Voetenkaarten
Afspraken
Notities
Documenten

1. Klantgegevens

Zodra je een klantenkaart opent zie je als eerste alle 'basis' gegevens van een klant. Zoals de naam, telefoonnr, adres etc.

Je kan hier alle gegevens die je van je klant hebt invullen.
Onderaan kan je klikken op 'Toon meer gegevens'. Als je dit doet kan je nog meer gegevens invullen van je klant. Zoals verzekeringsgegevens of huisartsgegevens.
Aan de rechterkant kan je aangeven welke berichten je klant wil ontvangen. Let op: Je geeft wel aan voor je hele bedrijf welke berichten je verstuurd (dit doe je bij management > marketing) maar hier geef je aan deze specifieke klant dit bericht wil ontvangen.

2. Afrekeningen

Bij het tabblad afrekeningen zie je een lijst van alle afrekeningen van deze klant. Zo weet je precies wanneer je klant geweest is, welke behandeling ze hebben gehad en wat ze betaald hebben.

Wil je meer over een bepaalde afrekening weten? Klik dan op de regel. Dan opent de afrekening en kan je ook doorklikken naar de kassabon of factuur bij deze afrekening hoort.

3. Recepturen

Voor jou als kapper zijn de recepturen van belang. Dat is wat je op dit tabblad invult. Je ziet hier een lijst van alle recepturen die je eerder ingevuld hebt. Een nieuwe receptuur toevoegen? Klik dan rechts bovenin op de knop '+ nieuwe receptuur"

Dit is wat je dan ziet:

We beginnen bovenaan met invullen:

De datum staat altijd op de dag van vandaag
Bij behandeling kies je de behandeling die je hebt uitgevoerd
Bij Door kies je voor de medewerker die de behandeling heeft uitgevoerd. Dit onderdeel zie je niet als je alleen werkt.
Bij groep kies je wat voor receptuur dit is. Is het een knipbehandeling, kleur, kuur of omvorming.
Bij Recept voer je het recept in.
En onderaan kan je eventueel nog 2 foto's toevoegen.
Als laatste optie klik je op opslaan rechts onderin.
Tip: Mocht je dezelfde receptuur als de vorige keer hebben gebruikt, dan kan je altijd de receptuur kopiëren zodat je ook van de behandeling van vandaag alle gegevens hebt en weet wat gedaan is.

4. Behandelkaarten

Als schoonheidsspecialiste, nagelstyliste of masseur is dit het tabblad wat je veel zal gebruiken. Hier documenteer je wat je hebt uitgevoerd tijdens de behandeling. Zodra je het tabblad opent zie je alle behandelkaarten die je bij een klant hebt opgeslagen. Je kan zoveel behandelkaarten aanmaken als je maar wil.

Maak een nieuwe behandelkaart aan door op '+ nieuwe behandelkaart' rechtsboven te klikken. Dan zie je dit:

Begin bovenaan moet invullen:

De datum staat automatisch op de datum van vandaag
Kies de behandeling die je hebt uitgevoerd
Kies bij door eventueel door welke medewerker (als je alleen werkt zie je deze keuze niet)
Bij notitie schrijf je alles op wat je handig vindt om niet te vergeten
Bij lichaamsdeel kies je het lichaamsdeel waar je een notitie over wil maken. Je kunt maximaal 2 lichaamsdelen toevoegen.
Onderaan bij foto's kan je nog een aantal foto's toevoegen van de behandeling. Handig als je bij wil houden hoe een bepaalde behandeling verloopt of als je het resultaat wil vastleggen.

5. Voetenkaarten

Als pedicure zal je hier vaak te vinden zijn. Hier kan je per klant bijhouden wat je hebt uitgevoerd tijdens de afspraak. Je kan zoveel voetenkaarten toevoegen als je zelf wilt. Als eerste zal je hier de lijst zien van deze ene klant van alle voetenkaarten die je ooit hebt aangemaakt.

Maak een nieuwe voetenkaart aan door op '+ nieuwe voetenkaart' rechtsboven te klikken. Dan zie je dit:

Begin bovenaan moet invullen:

De datum staat automatisch op de datum van vandaag
Kies bij door eventueel door welke medewerker (als je alleen werkt zie je deze keuze niet)
Bij notitie schrijf je alles op wat je handig vindt om niet te vergeten
Daarna zie je de boven en onderkant van de voeten. Hier kan je met de stippen aangeven waar je wat hebt aangetroffen
Als je iets naar beneden scrollt kan je bij standsafwijkingen nog meer gegevens invullen.
En als laatste kan je bij foto's nog een aantal foto's toevoegen.

6. Afspraken

Op dit tabblad zie je alle afspraken van deze klant staan. Zo kan je altijd terugzoeken wanneer je klant een afspraak heeft gehad of in de toekomst heeft staan. Vraagt je klant bijvoorbeeld 'wanneer staat mijn volgende afspraak' dan ga je naar Klanten > Zoek je de specifieke klant op > kijk je onder het tabblad afspraken.

7. Notities

Wil je echt niet iets vergeten over een klant? Dan is dit de plek waar je moet zijn. Mocht je al een notitie hebben gemaakt bij een klant, dan zie je hier een lijst staan. Wil je een nieuwe notitie toevoegen? Klik dan rechts bovenin op '+ nieuwe notitie'

Dit is wat je dan ziet:

Je begint weer bovenaan met invullen.

Bij samengevat geef je een titel aan je notitie. Deze is niet verplicht in te vullen.
Bij Omschrijving vul je de notitie in
Bij Door kies je voor een medewerker mocht je met een team werken
Onderaan kan je kiezen of je deze notitie terug wil laten komen. Bijvoorbeeld bij de afspraak in het afsprakenboek of tijdens het afrekenen. Dan zal dit altijd naar voren komen op dat moment. Vindt je dit later vervelend worden of hoeft een bepaalde notitie niet meer naar voren te komen? Dan kan je deze vinkjes altijd uitzetten.

8. Documenten

Heerlijk als je al je klantgegevens digitaal bij elkaar kan bewaren. Daarom het tabblad documenten. Heb je een uitgebreid analyse of bijvoorbeeld intakeformulier? Die kan je hier uploaden en altijd weer openen. Zo hoef je niets kwijt te raken van je klant.