Hoe stel ik de GDS Factuur in?

Stel alles goed in zodat je een verzekeringsfactuur (restitutienota) kan aanmaken.

Bekijk hieronder hoe je een verzekeringsfactuur kan aanmaken zodat hij voldoet aan de Generieke Declaratie Standaard.

1. Instellingen 
   1. Salongegevens
   2. Persoonsgegevens
   3. Behandelgegevens
   4. Klantgegevens
2. Wat doe ik als mijn klant er is
3. Hoe ziet de factuur er dan uit?
4. Wat is een zorgtraject?

Instellingen

Als eerste moet je alle instellingen goed zetten zodat je tijdens het afrekenen een verzekeringsfactuur kan aanmaken. Alle onderstaande velden komen op de verzekeringsfactuur te staan. De invulinstructie van deze Generieke Declaratiestandaard is te vinden bij Vektis. klik hier.

Salongegevens
Ga naar Management > Salongegevens. Vul dan onderstaande gegevens in, deze komen terug op de factuur:

• Naam
• Adres (straat, huisnummer, postcode, plaats)
• Telefoonnummer
• AGB code Praktijk
• KVK nummer (niet verplicht)
• Website (niet verplicht)
• Betalingsconditie verzekeringsfactuur > meestal staat dit op de factuur: Te betalen binnen 14 dagen na factuurdatum
• Extra logo op factuur > wil je graag laten zien dat je lid bent van de ANBOS, dan kan je dit logo hier uploaden. Dit logo zal dan onderaan de restitutienota komen.

Persoonsgegevens
Zorg dat ook je eigen gegevens goed staan, zoals je naam en je AGB Code. Ga hiervoor naar Management > Medewerkers > Kies jezelf.

• Voorletters
• Tussenvoegsel (indien van toepassing)
• Achternaam
• Personal AGB (je eigen AGB Code)

Behandelgegevens
Bij de behandelingen zul je de juiste verzekeringscodes neer moeten zetten zodat de behandeling gedeclareerd kan worden. Ga hiervoor naar: Management > Prijslijst > Behandelingen.
Zoek de juiste behandeling op, open de behandeling door op het wijzig icoon te klikken en ga dan naar de stap met de Kassa instellingen.

Per zorgverzekering kunnen de te vergoeden behandelingen anders zijn. Kijk dus altijd samen met je klant naar de polisvoorwaarden van de klant wat er precies vergoed wordt.

• Prestatiecodelijst > vul hier de codelijst is voor deze behandeling. Voor Huidtherapie is het 075.
• Prestatiecode en Prestatiecode omschrijving > vul hier de prestatiecode + omschrijving in van deze behandeling. Deze code kan je vinden de Prestatiecodelijst bij Vektis. 
  • 075 Prestatiecodelijst Huidtherapie (Versie 10-09-2024) 
  • De ANBOS heeft onderstaand lijstje gedeeld:
    

    Prestatiecode		Omschrijving
    075-	7006	Epilatie laser/IPL (overbeharing in het gelaat)
    075-	7008	Elektrische epilatie
    075-	7357	Camouflagetherapie met behulp van camouflageproducten
    075-	7359	Acnetherapie met behulp van Acne producten
    075-	10024	Acnetherapie - Zorgprofiel 1 (alleen bij zorg en Zekerheid)

• Diagnosecodelijst > Code die aangeeft welke diagnosecodelijst gebruikt is. De code voor Huidtherapie is 005. Andere codes zijn hier te vinden.
• Diagnosecode  en Diagnosecode omschrijving (DCSPH)> Geef aan welke code het is plus de omschrijving ervan. De code en omschrijving is in deze lijst te vinden van vektis.
  Een diagnosecode wordt gebruikt om de plaats van de behandeling aan te geven omdat dit niet altijd uit de prestatiecode blijkt. Bv elektrische epilatie kan in het gezicht of op het lichaam zijn. Dit is niet te zien aan de prestatiecode.
  
  Als het gaat om Acne behandelingen in het gelaat dan is het meestal verplicht om 1 van deze diagnosecodes te gebruiken:
  • 1199 Aangezicht: Overige huidaandoedingen
  • 1399 Regio cervicalis (oppervlakkige weke delen): Overige huidaandoedingen
  • 1999 Gecombineerd ** Hoofd/Hals: Overige huidaandoeningen
• Toelichting Lichaamslocatie > alleen verplicht in te vullen als er in kolom L (tabblad 'DCSPH Aanspraakcode) verplicht staat in deze excel. Voor de presatiecodes voor Huidtherapie is dit nu niet verplicht.

Voorbeeld:

Klantgegevens
Ga naar Afsprakenboek > Klanten > Kies de klant waar het om gaat. Bij de klant zijn ook een aantal velden die op de verzekeringsfactuur moeten komen te staan.

• Naam (voorletters, tussenvoegsel en achternaam)
  • Veld Voorletters staat onder het knopje 'Toon meer gegevens'.
    
• Adres (straat, huisnummer, postcode, plaats)
• Geboortedatum
• BSN Nummer OF Zorgverzekeringsnummer (1 van deze 2 is verplicht).
• Naam Zorgverzekeraar
• UZOVI nummer > wordt automatisch ingevuld als je de naam van de Zorgverzekeraar kiest. Het UZOVI register waar alle zorgverzekeringen in staan is hier te vinden.
  

Wat doe ik als mijn klant er is?

Zodra je de behandeling bij je klant hebt gedaan ga je afrekenen. 
In het afrekenscherm staat de behandeling al (als je vanuit het afsprakenboek afrekent).

Zodra er betaald is kom je op het laatste scherm van de kassa terecht.
Op deze pagina kan je kiezen wat je wil doen (een normale factuur sturen of de verzekeringsfactuur aanmaken).

Wil je een verzekeringsfactuur sturen naar je klant? 
Klik dan op de knop 'Aanmaken' rechts naast 'Restitutienota'. 

Dan zal er aan de rechterkant een blauw veld komen waar je het zorgtrajectnummer kan kiezen.
Wat is een zorgtraject?

• Nieuw zorgtrajectnummer > kies deze als je de eerste behandeling hebt afgerekend van meerdere behandelingen. Hier kan je dan de datum plus een naam geven aan dit zorgtraject zodat je later deze makkelijk kunt herkennen bij het aanmaken van verdere restitutienota's. Deze naam is alleen voor intern gebruik.
• Bestaand zorgtrajectnummer > Kies deze als het de tweede, derde, of verdere behandeling is van hetzelfde zorgtraject. 

Heb je een nieuw of bestaand zorgtrajectnummer gekozen, klik dan op de knop 'Maak factuur aan'.

De restitutienota wordt nu aangemaakt.

Als hij klaar is kan je deze printen (PDF) of mailen naar de klant.

Hoe ziet de factuur (restitutienota) er dan uit?

Als alle velden goed zijn ingevuld dan ziet de restitutiefactuur er zo uit:

Wat is een zorgtraject?

Een zorgtrajectnummer in de huidtherapie is een uniek nummer dat wordt toegekend aan een specifieke zorgvraag van een patiënt. Dit nummer wordt gebruikt om alle behandelingen en prestaties die bij die zorgvraag horen, te groeperen en te koppelen, zowel voor de huidtherapeut als voor de zorgverzekeraar. Het zorgt voor overzicht en helderheid bij de declaratie van de geleverde zorg. 

Uniek per zorgvraag
Elke keer dat een patiënt een nieuwe zorgvraag heeft (bijvoorbeeld voor acnebehandeling, littekentherapie, etc.), krijgt hij een nieuw, uniek zorgtrajectnummer.  Alles van dezelfde zorgvraag (van consulten, behandelingen, materialen, etc) behoort tot dezelfde zorgvraag en dus hetzelfde zorgtraject.

Tip: Heb je nog niet alle gegevens van de klant? Geen probleem!

Stel je voor, je klant is bij jou in je salon maar je komt er dan pas achter dat je niet alle gegevens van die klant hebt voor op de factuur. De juiste factuur kun je dan dus niet aanmaken. Grote kans dat de klant ook niet alle gegevens op dat moment weet of bij zich heeft.

Oplossing:

• Je rekent 'gewoon' af zoals je altijd doet
• Op het allerlaatste scherm klik je nog niet bij restitutienota op 'aanmaken'
• Je zorgt er eerst voor dat je de gegevens van de klant hebt, vraag die bijvoorbeeld te mailen naar je. 
• Zodra je alle gegevens van de klant hebt kan je weer teruggaan naar deze afrekening bij Kassa > Afrekeningen per dag > kies de juiste dag en de juiste afrekening > open deze afrekening en klik dan op restituatienota
• Op dat moment wordt de nota gemaakt en worden de juiste gegevens van de klant meegenomen