Afspraken

Home > Management > Instellingen > Online Boekingen > Afspraken
​

Je kan op deze pagina 7 dingen doen:

1. Minimale tijd tussen NU en afspraak maken

2. Aansluitend Boeken

3. Afspraak annuleren door klanten

4. Plan online afspraken om de ...

5. Extra tijd na de behandeling

6. Klantenstop (Zit in pakket ZZP Compleet, Team VIP en de module Klantopies).

7. Meerdere behandelingen boeken

1. Minimale tijd tussen NU en afspraak maken

Stel je wil minimaal 4 uren er tussen willen hebben vanaf het moment dat een klant een online afspraak kan boeken tot aan dat de afspraak is.

Zo stel je het in:

• Login op SMARTsalon

• Klik op 'Management'

• Klik op 'Instellingen'

• Klik op 'Afspraken'

• Kies bij 'Minimale tijd tussen NU en afspraak maken' voor 4 uur
  ​

Of tip: volg onderstaande video op je mobiel en doe het na op je computer:

2. Aansluitend Boeken

Met deze instelling kan je aangeven wanneer klanten zelf een online afspraak in kunnen plannen. Mogen ze alle tijden kunnen kiezen die beschikbaar zijn, of wil je graag dat klanten alleen tijden te zien krijgen die aansluitend na een behandeling worden ingepland bijvoorbeeld. 

Bij deze instelling zijn 3 opties:

1. Ik wil dat er NIET aansluitend geboekt wordt. Toon alle beschikbare tijden.
2. Ik wil dat er WEL aansluitend geboekt wordt. Laat tijden zien NA andere agenda-items.
3. Ik wil dat er WEL aansluitend geboekt wordt. Laat tijden zien NA en VOOR andere agenda-items.

Optie 1: Ik wil dat er NIET aansluitend geboekt wordt.
Bij deze optie zal de klant alle beschikbare tijden te zien krijgen die online geboekt kunnen worden.

Voorbeeld:

• Je bent open van 09:00 tot 14:00
• Afspraken kunnen om de 30 minuten geboekt worden
• Je agenda heeft nog beschikbare plekken van 09:00 tot 11:00.
• Dan zal de klant alle beschikbare tijden te zien krijgen: 09:00, 09:30, 10:00 en 10:30. 
  
  
  

Optie 2: Ik wil dat er WEL aansluitend geboekt wordt (Alleen NA andere agenda-items)

Bij deze optie zal de klant alleen beschikbare tijden te zien krijgen NA een ander agenda-item (Na een pauze, na een andere afspraak, etc).
Bij dit voorbeeld zal de klant de volgende tijden te zien krijgen: 09:00, 11:00 en 12:30.

Optie 3: Ik wil dat er WEL aansluitend geboekt wordt (NA en VOOR andere agenda-items)

Bij deze optie zal de klant beschikbare tijden te zien krijgen die NA en VOOR een ander agenda-item vallen.
Bij dit voorbeeld zal de klant de volgende tijden te zien krijgen (blauwe pijl > NA een agenda-item, rode pijl > VOOR een agenda-item).

3. 'Afspraak annuleren door klanten'

​

Waarom wil je dat je klant zelf de afspraak kan annuleren?

Stel je voor ... iemand heeft bij jou als allereerste een afspraak in de ochtend, om half 9. 's avonds wordt je klant ziek en ... afbellen? hoe? Je bent 's avonds natuurlijk niet bereikbaar. Dus maak je het makkelijk voor je klant zelf zijn afspraak te annuleren en opnieuw te boeken. Vervolgens is dat plekje om half 9 weer vrij zodat een andere klant een afspraak bij je kan boeken. Zo heb je geen 'no-show' maar gewoon een andere klant die je mag helpen om half 9.

​

Deze functie bestaat uit 3 stappen:

1. Zo werkt het voor jou als saloneigenaar

2. Zo werkt het voor jouw klant

3. Zo vertel je het je klant

​

Zo werkt het voor jou als saloneigenaar

Heeft een klant zelf een afspraak online geboekt? Dan kan jij er voor kiezen om je klant de mogelijkheid te geven de afspraak zelf te laten annuleren. Dit is mogelijk met de online afspraak maak tool 'Bjootify'. Je kan ons vragen of jij die al hebt mocht je het niet zeker weten.

​

Instellen:

1. Ga naar Management

2. Ga naar Instellingen

3. Ga naar Afspraken

4. Geef bij 'Afspraken annuleren door klanten' aan hoeveel tijd van de voren de afspraak geannuleerd mag worden.

​

Geannuleerde afspraken bekijken:

1. Ga naar je afsprakenboek

2. Klik op 'online afspraken'

3. De afspraak in het rood is geannuleerd

4. Achter de afspraak zie je of deze door de klant of in de salon geannuleerd is

​

​

​

Zo werkt het voor jouw klant

​

Inlog van de klant

Je klant moet wel een inlog op jouw online boekingstool hebben.
Zo kan je klant een inlog aanmaken:

1. Je klant gaat naar

2. Klikt rechts op 'registreer'

3. Vult de gevraagde gegevens in

4. Gebruik wel het mailadres dat gebruikt is om online de afspraak te maken

5. Klaar

​

Het account van de klant

Je klant kan nu in zijn eigen account de afspraak annuleren en weer opnieuw maken.

​

1. Je klant logt in op zijn/haar account op Bjootify

2. Klikt op 'mijn afspraken'

3. Kiest achter de afspraak die hij/zij wil annuleren op 'annuleer afspraak'

4. Direct krijgt hij/zij de mogelijkheid een nieuwe afspraak te maken

​

​

​

Vertel het je klanten

Je werkt het met Marketingpakket in SMART

Heb je het marketingpakket in je softwarepakket zitten? Zet dan de mogelijkheid tot het annuleren van de afspraak in de bevestiging en herinnering bericht.

1. Ga naar management

2. Ga naar Instellingen

3. Ga naar Instellingen onder het kopje Marketing

4. Zet in je bevestiging & herinnering e-mail dat je een afspraak zelf kan annuleren. Voorbeeldtekst: Kan je toch niet komen? Annuleer dan zelf je afspraak en boek opnieuw. Ga naar onze site, klik op de knop 'maak afspraak' en login. Je kan hier de afspraak zien die je hebt geboekt en deze annuleren.

5. Klik ook op 'Marketing bericht' en stuur een nieuwsbericht naar al je klanten.

​

Je werkt niet met het Marketingpakket in SMART

• Stuur een e-mail naar je klanten

• Geef een kaartje mee na elk bezoek in je salon met de optie tot online boeken + zelf annuleren

• Zet het op je website

• Maak een nieuwspost op je Social Media

• Zet een flyer in je salon waarop staat dat je klant online kan boeken en hoe die zelf ook de afspraak kan annuleren.

​

4. Plan online afspraak om de ...

​

Wil jij ook zelf de tijden instellen die bij het online boeken worden laten zien? Volg onderstaande stappen

1. Klik op Management

2. Klik op ‘Instellingen’

3. Kijk bij ‘Instellingen Online Boeken’

4. Scroll naar beneden bij ‘Afspraken’

5. Kies hier om de hoeveel tijd je een afspraak voor online boeken in wilt stellen: kies uit 15 t/m 60 minuten.

5. Extra tijd na de behandeling

​

Hier kan je instellen of er na elke online boeking rekening moet worden gehouden met extra tijd om bijvoorbeeld spullen of de ruimte schoon te maken voor de volgende klant komt. Je kan kiezen tussen de 0 en 30 minuten extra tijd.

​

Wat gebeurd er als ik bijvoorbeeld 10 minuten kies?

Dan zal er altijd bij online boekingen automatisch gekeken worden welke tijden de klant kan kiezen. Waarbij rekening gehouden wordt dat er na de behandeling die in het afsprakenboek 15 minuten tijd tussen zit, en dat er na de behandeling 15 minuten tijd vrij is. Hiermee zorg je ervoor dat er dus altijd 15 minuten tussen behandelingen geboekt worden. Plan je zelf een behandeling in de agenda? Dan kan je deze gewoon boeken waar jij dat wilt.

​

Bekijk hier de uitleg in een filmpje

Voorbeeld

1. Er staat een behandeling in het afsprakenboek van 10:00 tot 10:30 uur.

2. Heb je deze instellingen op 0 minuten staan, dan zal een nieuwe online afspraak meteen om 10:30 uur geboekt worden.

3. Heb je deze instelling op 15 minuten staan, dan zal een nieuwe online afspraak om 10:45 uur geboekt worden. Hierdoor heb je na de behandeling van 10:00 uur de tijd om de ruimte schoon te maken.

​

6. Klantenstop

(Zit in pakketten ZZP Compleet, Team VIP en Module Klantopties)

Sta je elke dag vol met je bestaande klanten en kan je er echt geen nieuwe klanten bij hebben? Dan is wellicht de optie 'klantenstop ' voor bij het online boeken iets voor jou.

7. Meerdere behandelingen boeken

Klik hier voor de uitleg.